O que é 5W2H? Quem criou o 5W2H?

 

O 5W2H é uma ferramenta muito útil para a gestão de projetos e planejamento estratégico. Seu nome vem das iniciais das sete perguntas que devem ser respondidas para que se tenha um planejamento bem estruturado: What (o quê), Why (por que), Where (onde), When (quando), Who (quem), How (como) e How much (quanto custa).

O 5W2H foi criado no Japão, nas décadas de 1950 e 1960, e é considerado uma das ferramentas mais simples e eficazes para a gestão de projetos e tomada de decisões. Seu objetivo é garantir que todas as informações relevantes sejam consideradas e que as ações necessárias sejam tomadas de forma clara e eficiente.

 

Qual a finalidade do 5W2H?

 

A finalidade do 5W2H é garantir que todas as etapas do projeto sejam cuidadosamente planejadas e executadas, evitando assim atrasos, retrabalho e erros. A ferramenta ajuda a definir objetivos claros e realistas, identificar os recursos necessários, estabelecer prazos e responsabilidades, além de definir métricas para avaliação de desempenho.

 

Como usar na prática o 5W2H?

 

Na prática, o uso do 5W2H envolve a elaboração de um documento que responda a cada uma das sete perguntas. A primeira pergunta, “What”, diz respeito ao objetivo principal do projeto ou ação. A pergunta “Why” busca justificar o motivo pelo qual esse objetivo é importante. A pergunta “Where” se refere ao local onde a ação será realizada. A pergunta “When” estabelece os prazos para a execução das ações. A pergunta “Who” determina as pessoas ou áreas responsáveis pela execução das ações. A pergunta “How” descreve as ações que devem ser tomadas para atingir os objetivos, enquanto a última pergunta, “How much”, estima os custos envolvidos no projeto.

Ao responder a essas perguntas, é possível elaborar um plano de ação detalhado e preciso, que leve em consideração todas as variáveis envolvidas no projeto. Dessa forma, é possível evitar falhas e garantir que os objetivos sejam alcançados dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.

 

Algumas das vantagens de aplicar o 5W2H incluem:

 

Clareza: O 5W2H ajuda a garantir que todos os envolvidos no plano de ação entendam claramente o que precisa ser feito, quando e por quem.

Foco: O 5W2H ajuda a manter o foco nas tarefas importantes e a evitar distrações.

Organização: O 5W2H ajuda a organizar as tarefas de forma lógica, para que seja mais fácil acompanhá-las e monitorar o progresso.

Eficiência: O 5W2H ajuda a evitar retrabalho e desperdício de recursos, garantindo que as tarefas sejam realizadas da maneira mais eficiente possível.

Melhoria contínua: O 5W2H ajuda a identificar oportunidades de melhoria e a implementar mudanças necessárias para alcançar os objetivos desejados.

Responsabilização: O 5W2H ajuda a atribuir responsabilidades claras a cada pessoa envolvida no plano de ação.

Controle: O 5W2H ajuda a monitorar o progresso das tarefas e a garantir que elas sejam concluídas dentro do prazo e de acordo com as especificações estabelecidas.

 

Exemplos de 5W2H

 

Para entender melhor como o 5W2H funciona na prática, vamos apresentar alguns exemplos de sua aplicação:

Planejamento de Eventos:

What: Realização de um evento corporativo de lançamento de produto

Why: Aumentar a visibilidade do produto no mercado

Where: Salão de eventos no centro da cidade

Who: Equipe de marketing responsável pelo projeto

When: 15 de maio de 2023

How: Contratação de fornecedores para o buffet, decoração, som e iluminação

How Much: Orçamento de R$ 50.000,00

Implantação de Sistema de Gestão:

What: Implantação de um sistema de gestão financeira na empresa

Why: Melhorar a eficiência dos processos financeiros

Where: Departamento Financeiro da empresa

Who: Equipe de TI responsável pela implantação

When: Início do projeto em 01 de abril de 2023

How: Contratação de uma consultoria especializada em sistemas de gestão financeira

How Much: Orçamento de R$ 100.000,00

 

Como fazer Planejamento Estratégico com 5W2H?

 

O planejamento estratégico é uma importante ferramenta para garantir o sucesso dos projetos em uma empresa. E o 5W2H é uma metodologia que pode ajudar na elaboração de um planejamento estratégico eficiente.

Para fazer um planejamento estratégico com 5W2H, siga os seguintes passos:

• Defina o objetivo do projeto;

• Liste todas as ações necessárias para alcançar o objetivo;

• Especifique o porquê de cada ação;

• Defina quem será responsável por cada atividade;

• Determine quando cada atividade será realizada;

• Escolha a melhor forma de realizar cada atividade;

• Estime os custos de cada atividade.

Ao responder essas sete perguntas, você terá um planejamento estratégico completo e bem estruturado para a execução de seu projeto.

Em resumo, a técnica 5W2H é uma ferramenta eficaz para planejamento, organização e execução de projetos e ações, uma vez que permite identificar e esclarecer os principais aspectos relacionados a um objetivo, como o que será feito, como será feito, quando será feito, quem será responsável, entre outras informações relevantes. 

Ao utilizar essa técnica, é possível ter uma visão clara do projeto como um todo, definir metas realistas e alcançáveis, estabelecer prazos e responsabilidades, e garantir a qualidade e eficiência das atividades realizadas. Portanto, a adoção da técnica 5W2H pode ser uma estratégia valiosa para o sucesso de qualquer empreendimento.