Um bom controle de estoque é essencial para a gestão de qualquer empresa. É importantíssimo saber o que fazer e o que não fazer para se ter um bom controle de estoque e alavancar o seu negócio com segurança.

Vamos falar de alguns dos principais erros em controle de estoque e te ajudar a evita-los em sua empresa.

1 – Descontrole na gestão de estoque

A falta de equilíbrio na hora de adquirir estoques pode ser fatal na boa gestão de sua empresa. Faltar mercadorias — ou sobrar — pode prejudicar a empresa.

Uma gestão com equilíbrio é necessária. Além disso, é preciso compreender o seu processo e melhorar a comunicação, pois isso ajuda não só o processo de compras, mas permite alcançar um nível de estoque ótimo, de acordo com as necessidades de sua empresa e de seus clientes.

2 – Não detalhar a descrição dos seus estoques

Pode até não parecer necessário, mas o detalhamento é essencial em diversas tarefas dentro de uma empresa. Na boa gestão de estoques isso não seria diferente. Assim, erra quem pensa que registrar somente a entrada das mercadorias e o seu número já é o suficiente. É preciso qualificar cada um dos elementos e detalhar ao máximo as suas características.

Tal detalhamento será utilizado, por exemplo, para que você possa identificar os produtos mais vendidos ou consumidos ou ainda monitorar possíveis erros ou pequenos desvios que podem gerar grandes perdas em seu estoque. Quanto mais informação de qualidade for gerada, melhor e mais seguro será o processo de tomada de decisão.

 3 – Falta de comunicação entre os departamentos

Uma das grandes falhas que existe no controle de estoque pode ser originada pela falta de comunicação entre os diferentes departamentos. Aqui é preciso desenvolver uma estratégia e passo a passo, devidamente informado a todos os envolvidos no processo.

Por exemplo, uma gestão de estoque de sucesso deverá considerar as demandas de venda da sua empresa e o fluxo dos produtos. Isso também vale para os componentes envolvidos quando o foco é a prestação de serviços.

 4 – Não utilizar software de gestão visível

Apesar de o gerenciamento de mercadorias ser possível com o uso de planilhas, ou, até mesmo, controles manuais, somente com o uso de um bom software de gestão é possível integrar diferentes áreas, gerar diversos relatórios e gerenciar de forma mais eficaz os seus estoques. Esses software torna o seu processo decisório mais fácil, rápido, objetivo e seguro, mas lembre-se de deixar esse controle digital visível (se possível use um monitor/ TV fixo para esse controle).

5 – Negligência quanto ao processo de compras

O setor de compras, além de estar alinhado ao processo produtivo ou de comercialização de produtos ou serviços, também deve desenvolver um processo próprio. O objetivo é buscar os melhores fornecedores, prazos e condições a fim de ter aquisições de qualidade e no tempo adequado. É necessário criar manuais de compras, relacionamento com fornecedores e procedimentos que agiliza o processo de compras.

 6 – Não entender os relatórios de estoque

Alguns gestores simplesmente ignoram a importância da boa gestão dos estoques e, por consequência, a correta utilização dos relatórios de inventário. Em alguns casos, chegam a confundir os valores monetários com as quantidades disponíveis em estoque, o que pode levar ao desequilíbrio de unidades.

Aqui será necessário combinar o uso de soluções tecnológicas com o conhecimento do processo produtivo ou de comercialização e a experiência do gestor em relação ao estoque. Isso ajudará a interpretar os números que mostram se os inventários estão com bom desempenho ou não.

7 –  Não atualizar seus estoques de maneira frequente

De nada adianta um bom software de gestão se você não investir em treinamento e conscientização de suas equipes envolvidas com a compra, registro e saída dos estoques. É preciso que todos no time estejam conscientes de quão importante é a correta utilização do software de gestão, percebendo que a atualização diária precisa refletir a realidade atual da empresa em termos de armazenamento de produtos e mercadorias.

Um estoque desatualizado pode dar uma falsa noção de que existem mercadorias que já não fazem parte de seu inventário ou, ainda, de que há componentes em falta, o que pode levar o responsável pelo setor de compras a fazer pedidos desnecessariamente.

A atualização constante também pode garantir negociações mais atrativas com os seus fornecedores incluindo melhores prazos de entrega, condições de pagamento, preços e descontos, já que estes costumam ser influenciados pela antecipação do processo de negociação.

Por fim, o detalhamento e a atualização frequentemente também são primordiais para refletir a realidade de seus estoques e permitir um processo de tomada de decisão com base em dados atualizados e confiáveis.